Ausschreibung für Werbemittel – wie man die Leistungsbeschreibung formuliert

Wie man Material, Maße, Konfektion und Montage beschreibt

Der Bieter kalkuliert genau das, was geschrieben steht. Fehlt etwas, rechnet er einen Risikoaufschlag ein oder stellt eine Frage, die das Verfahren verlängert. Für jede Position sollte man angeben:

• Endmaß (des fertigen Produkts) in Zentimetern oder Millimetern und die Stückzahl.
• Material mit Parameter – z. B. „Aluminiumverbundplatte 3 mm stark“, „PVC-Banner ca. 510 g/m²“, „Bilderdruck matt 170 g/m²“.
• Druck – einseitig oder beidseitig, vollfarbig, mit geforderter Witterungsbeständigkeit, wenn das Produkt im Freien steht.
• Konfektion – Ösen, Schweißnaht, Laminat, abgerundete Ecken, Montagebohrungen, Tragkonstruktion.
• Lieferung und Montage – Adresse oder Adressliste, ob der Auftragnehmer montiert, auf welchem Untergrund (Erdreich, Wand, Zaun), wer für das Fundament zuständig ist.
• Entwurf – ob der Auftraggeber fertige Dateien liefert oder der Entwurf beim Auftragnehmer liegt, wie viele Korrekturrunden.

Bei Infotafeln für EU-geförderte Projekte kommen die Anforderungen des Programms hinzu – wir beschreiben sie im Ratgeber EU-Förderschild – Anforderungen. Beziehen Sie sich immer auf die aktuellen Vorgaben des jeweiligen Programms, denn sie ändern sich zwischen den Förderperioden.

Parameter statt Markennamen – produktneutrale Beschreibung

Im öffentlichen Auftragswesen der gesamten EU gilt der allgemeine Grundsatz: Der Auftragsgegenstand wird so beschrieben, dass er fairen Wettbewerb nicht behindert. In der Praxis heißt das, dass man keinen bestimmten Hersteller, keine Marke und kein Modell vorgibt, und wenn das ausnahmsweise nötig ist, gleichwertige Lösungen zulässt und angibt, woran die Gleichwertigkeit gemessen wird. Den genauen Wortlaut der Vorschriften und ihre Auslegung bestätigen Sie am besten mit der für Vergaben zuständigen Stelle Ihrer Institution.

Bei Werbemitteln lässt sich das sehr konkret umsetzen. Statt des Handelsnamens einer Platte nennen Sie Stärke, Kernart und Deckschichtstärke. Statt eines Roll-up-Modells – Breite, Höhe, Kassettenmaterial, Grafikart und ob die Kassette einen Druckwechsel erlauben soll. Statt einer Kugelschreibermarke – Schaftart, Minenfarbe, Veredelungsverfahren und Druckfeld.

Eine solche Beschreibung hat noch einen Vorteil: Die Angebote lassen sich vergleichen, weil alle dasselbe Produkt kalkulieren.

Muster, Visualisierungen und Entwurfsfreigabe

Der Auftraggeber hat das Recht zu prüfen, ob er bekommt, was er bestellt hat. Dabei sollte man aber die Verhältnismäßigkeit wahren – physische Muster aller Positionen schon in der Angebotsphase zu verlangen, erhöht die Teilnahmekosten und schreckt einen Teil der Bieter ab.

Vernünftige Lösungen, die wir in gut vorbereiteten Vergaben sehen:

1. Entwurfsfreigabe vor der Produktion – der Auftragnehmer schickt PDF oder Visualisierung, der Auftraggeber hat eine festgelegte Frist für Anmerkungen (z. B. einige Arbeitstage), und die Ausführungsfrist läuft ab Freigabe.
2. Materialmuster oder Probedruck nur für Positionen, bei denen Farbe oder Material wirklich wichtig sind, z. B. beim Erscheinungsbild einer Stadt.
3. Montagevisualisierung bei Tafeln und Gebäudebeschilderung, um die Proportionen am Objekt zu prüfen.

Wie ein guter Freigabeprozess aus Sicht des Auftragnehmers aussieht, beschreiben wir im Ratgeber Druckfreigabe.

Lieferfristen und Vertragsstrafen – realistische Regelungen

Eine zu kurze Frist beschleunigt die Ausführung nicht, sondern erhöht die Preise – Bieter rechnen das Strafrisiko ein oder geben gar kein Angebot ab. Einige praktische Regeln:

• Rechnen Sie die Frist ab Entwurfsfreigabe, nicht ab Vertragsunterzeichnung, wenn der Entwurf beim Auftragnehmer liegt.
• Berücksichtigen Sie die reale Produktionszeit. Im Großformatdruck sind einige Arbeitstage Standard, aber Tafeln auf Konstruktionen mit Montage im Erdreich, Gebäudebeschilderung oder große Druckauflagen brauchen mehr Zeit, und die Montage hängt auch vom Wetter ab.
• Bei vielen Standorten einen Zeitplan angeben oder den Auftragnehmer eine Reihenfolge vorschlagen lassen.
• Vertragsstrafen im Verhältnis zum Auftragswert und zur Schwere der Verzögerung festlegen. Hohe Strafen für kleine Versäumnisse führen zu teureren Angeboten.

Allgemeine Fristen für verschiedene Produkte haben wir im Ratgeber Lieferzeiten und Express zusammengestellt.

Aufteilung in Lose und Aufträge mit Optionen

Werbemittel sind meist ein sehr unterschiedliches Sortiment: Tafeln auf Konstruktionen, Drucksachen, Werbeartikel, Roll-ups. Kaum ein Anbieter produziert alles selbst – der Rest wird mit Aufschlag zugekauft. Die Aufteilung in Lose, z. B. (1) Tafeln und Beschilderung, (2) Drucksachen und Publikationen, (3) bedruckte Werbeartikel, bringt meist mehr Angebote und niedrigere Preise in jedem Los.

Wenn die genauen Mengen nicht feststehen (z. B. hängt die Zahl der Tafeln davon ab, wie viele Projekte eine Förderung erhalten), bewährt sich ein Auftrag mit Grundmenge und Option auf zusätzliche Stücke zu denselben Konditionen. Für Gemeinden mit vielen gleichzeitigen Projekten beschreiben wir ein solches Modell im Ratgeber Förderschilder für Gemeinden mit mehreren Projekten.

Wir arbeiten seit Jahren mit dem öffentlichen Sektor in Polen – öffentliche Daten aus den Jahren 2009–2025 zeigen 55 Aufträge für 38 Auftraggeber. Wir betreuen u. a. Gemeinden und Verwaltungen sowie Kreisverwaltungen.

Die häufigsten Fehler in Leistungsbeschreibungen, die Preise erhöhen

Wenn Sie eine Beschreibung vorbereiten und prüfen möchten, ob sie sich realistisch kalkulieren lässt, schicken Sie uns den Entwurf der Spezifikation – wir sagen Ihnen, was aus Produktionssicht fehlt. Richtpreise für Tafeln finden Sie in der Beschreibung der EU- und Förderschilder, z. B. Dibond-Tafel 200 × 100 cm auf verzinktem Gestell ab ca. 165 € netto; den genauen Preis bestätigen wir nach Kontaktaufnahme. Wir leisten keine Rechtsberatung – die formalen Fragen des Verfahrens bleiben beim Auftraggeber.