Uitrol van reclame in een netwerk van vestigingen – planning, montage, rapport

Fasen: pilot, serieproductie, verzending, montage, rapport

Een uitrol is meer dan '50 sets printen'. De meeste problemen komen niet van het drukwerk, maar van verschillen tussen vestigingen: een andere etalagebreedte, een ander type schap, een lichtbak van een oudere generatie, een beheerder van een winkelcentrum die de ploeg alleen 's nachts binnenlaat.

1. Pilot – we produceren en monteren een set in 1–3 representatieve locaties. We controleren maten, materialen, montagewijze, werktijd van de ploeg. Correcties voert u hier door, niet in 60 winkels.
2. Serieproductie – na akkoord op de pilot printen we het geheel. Een serie van één machinepark houdt in elke vestiging dezelfde kleur.
3. Samenstellen en verzenden – elke locatie krijgt een pakket met de eigen set, gelabeld met het vestigingsnummer en een inhoudslijst.
4. Montage – onze ploegen, partners of het winkelpersoneel, afhankelijk van het soort elementen.
5. Rapport – foto's van elke vestiging, een lijst met opmerkingen, tekorten om na te bestellen.

In elke fase is aan de kant van de keten één beslisser nodig. Een uitrol waarbij vijf mensen van verschillende afdelingen het ontwerp goedkeuren, loopt altijd vertraging op.

Planning terug vanaf de startdatum van de campagne

Dit is een 'veilige' planning. Hij kan korter – drukken doen we standaard in ca. 3 werkdagen, spoed in 24 uur – maar alleen als de gegevens van de vestigingen compleet zijn en het ontwerp is goedgekeurd. Meestal gaat de tijd verloren aan akkoorden en het verzamelen van maten, niet aan de productie. Daarom vragen we de startdatum in de eerste e-mail; meer over termijnen in levertijden en spoed.

Lijst van vestigingen en de gegevens die u verzamelt

De basis van een uitrol is een spreadsheet met vestigingen. Hoe beter die is, hoe minder telefoontjes onderweg. Het minimum:

• nummer/code van de vestiging en de naam die in de keten wordt gebruikt,
• volledig leveradres en ontvangsttijden (winkelcentra hebben vaak een laadperron en tijdvensters),
• contactpersoon en telefoonnummer,
• type vestiging of inrichtingsvariant (bijv. A – etalage 2 ruiten, B – etalage 3 ruiten, C – eiland in een winkelcentrum),
• maten van de dragers die verschillen – etalages, lichtbakken, wanden, balies,
• beperkingen voor montage: tijden, eisen van de beheerder, toegang voor een hoogwerker, benodigde pasjes.

Zijn er geen maten of zijn ze verouderd, dan meten we in en inventariseren we ter plaatse (vanaf ca. € 85 excl. btw per locatie, het bedrag wordt verrekend bij opdracht voor productie). Vaak volstaat het inmeten van een paar vestigingen per type en foto's van de rest. Hoe u dat organiseert, beschrijven we in locaties inmeten voor een campagne, en de vaste signingregels van een keten legt u het best vast in een signinghandboek voor vestigingen.

Eigen montage, partners en ploegen van de klant

Niet elk element vraagt een montageploeg. Een verstandige verdeling ziet er meestal zo uit:

• winkelpersoneel – affiches voor lijsten, wobblers, prijskaartjes, roll-ups, stickers op kleine oppervlakken; bij de set leveren we een eenvoudige instructie met foto's,
• onze ploegen – raambelettering, lichtbakfronten vervangen, wandgraphics, elementen op hoogte; een team van 2 ca. € 42 excl. btw per manuur, in winkelcentra na sluitingstijd ca. € 65 excl. btw, reiskosten ca. € 1 per km heen en terug vanaf Wieluń,
• partners in de EU – vestigingen in het buitenland, als een eigen ploeg laten rijden niet loont.

We plannen routes zo dat één ploeg een paar locaties per dag in één regio bedient. Bij demontage van oude afbeeldingen rekenen we ca. € 16 excl. btw/m² inclusief afvoer. Details van de dienst op reclamemontage in Polen en Europa. Voor reclamebureaus werken we white label – ploegen zonder onze kenmerken, namens het bureau, meer op productie voor reclamebureaus.

Fotorapport van elke vestiging

Het rapport is het bewijs voor de marketingafdeling, voor de fabrikant die de campagne medefinanciert en voor de regiomanager. Een goed rapport heeft per locatie:

• nummer en adres van de vestiging, datum en tijd van montage,
• foto's 'voor' en 'na' vanaf dezelfde plekken (etalage van buiten, belangrijkste dragers binnen),
• een lijst van gemonteerde elementen en opmerkingen: wat niet paste, wat beschadigd was, wat ontbrak,
• handtekening of bevestiging van iemand van de vestiging.

Bij montage door winkelpersoneel vragen we foto's volgens een eenvoudige instructie (bijv. drie opnames vanaf aangegeven plekken) en voegen ze samen tot één rapport. De hele dienst – van vestigingslijst tot rapport – beschrijven we op uitrol in netwerken met rapportage.

Klachten, tekorten en nabestellingen

Bij tientallen locaties gebeurt er altijd iets: een pakket beschadigd in transport, een filiaalmanager die de doos met prints weggooide 'omdat hij dacht dat het een oude campagne was', een etalage die na een verbouwing een andere maat heeft. Daar moet u vooraf van uitgaan.

Wat we doen:

• we drukken een reserve van de vaakst beschadigde elementen (meestal een paar procent van de oplage) en bewaren die bij ons,
• bestanden en productie-instellingen blijven bewaard, dus een losse print nabestellen kost een dag of twee,
• we houden een lijst bij van tekorten uit het rapport en versturen aanvullingen in één ronde,
• bij roulerende campagnes kunnen we prints van de keten opslaan (ca. € 26 excl. btw per pallet per maand) en op afroep versturen.

De verzending van sets zelf kost ca. € 2,80 excl. btw per locatie voor samenstellen en verzenden plus ca. € 3,30 excl. btw voor confectioneren van de set, plus de koerierskosten. Bij 40 vestigingen is dat rond ca. € 245 excl. btw voor de logistieke afhandeling zonder verzendkosten. Meer over de logistiek zelf in verzenden naar veel winkels. De prijzen zijn indicatief – een concrete offerte maken we na ontvangst van de vestigingslijst en de scope.