Aanbesteding van reclamemateriaal – zo omschrijft u de opdracht

Hoe u materiaal, maten, afwerking en montage omschrijft

Een leverancier prijst precies wat er staat. Ontbreekt er iets, dan rekent hij een risicomarge of stelt hij een vraag die de procedure verlengt. Geef per post:

• Netto maat (van het eindproduct) in centimeters of millimeters en het aantal stuks.
• Materiaal met specificatie – bijv. 'aluminium composietplaat 3 mm dik', 'pvc-spandoek ca. 510 g/m²', 'gestreken papier mat 170 g/m²'.
• Druk – enkel- of dubbelzijdig, full colour, met de vereiste weerbestendigheid als het product buiten staat.
• Afwerking – ringen, lasnaad, laminaat, afgeronde hoeken, montagegaten, draagconstructie.
• Levering en montage – adres of lijst met adressen, of de leverancier monteert, in welke ondergrond (grond, muur, hek), wie verantwoordelijk is voor de fundering.
• Ontwerp – levert de aanbestedende dienst kant-en-klare bestanden aan of ligt het ontwerp bij de leverancier, hoeveel correctierondes.

Bij informatieborden voor EU-gesubsidieerde projecten komen de eisen van het programma erbij – die beschrijven we in EU-projectbord – eisen. Verwijs altijd naar de actuele richtlijnen van het betreffende programma, want die veranderen per programmaperiode.

Specificaties in plaats van merknamen – gelijkwaardige omschrijving

Bij overheidsopdrachten in de hele EU geldt een algemeen beginsel: de opdracht wordt zo omschreven dat eerlijke mededinging niet wordt belemmerd. In de praktijk betekent dat dat u geen specifieke fabrikant, merk of model noemt, en als dat in een uitzonderlijk geval nodig is, gelijkwaardige oplossingen toestaat en aangeeft waarop gelijkwaardigheid wordt beoordeeld. De precieze regels en hun uitleg bevestigt u het best met de inkoopverantwoordelijke in uw organisatie.

Voor reclamemateriaal kan dat heel concreet. In plaats van de merknaam van een plaat geeft u de dikte, het type kern en de dikte van de toplagen. In plaats van het model van een roll-up – breedte, hoogte, materiaal van de cassette, soort print en of de cassette het wisselen van de print moet toelaten. In plaats van het merk van een pen – type huls, kleur van de vulling, techniek en bedrukkingsvlak.

Zo'n omschrijving heeft nog een voordeel: inschrijvingen zijn vergelijkbaar, omdat iedereen hetzelfde product prijst.

Stalen, visualisaties en akkoord op het ontwerp

De aanbestedende dienst heeft het recht te controleren of hij krijgt wat hij heeft besteld. Houd wel de verhoudingen in het oog – fysieke stalen van alle posten eisen bij de inschrijving verhoogt de kosten van deelname en schrikt een deel van de leveranciers af.

Verstandige oplossingen die we in goed voorbereide opdrachten zien:

1. Akkoord op het ontwerp vóór de productie – de leverancier stuurt een PDF of visualisatie, de aanbestedende dienst heeft een vaste termijn voor opmerkingen (bijv. een paar werkdagen), en de levertijd telt vanaf het akkoord.
2. Een materiaalstaal of proefprint alleen voor posten waar kleur of materiaal echt uitmaken, bijv. bij de huisstijl van een gemeente.
3. Een montagevisualisatie bij borden en signing van gebouwen, om de verhoudingen ter plaatse te controleren.

Hoe een goed goedkeuringsproces er vanuit de leverancier uitziet, beschrijven we in akkoord op een drukproef.

Levertermijnen en boetes – realistische bepalingen

Een te korte termijn versnelt de uitvoering niet, maar verhoogt de prijzen – leveranciers rekenen het risico op boetes mee of schrijven niet in. Een paar praktische regels:

• Laat de termijn lopen vanaf akkoord op het ontwerp, niet vanaf ondertekening van het contract, als het ontwerp bij de leverancier ligt.
• Houd rekening met de werkelijke productietijd. Bij grootformaat printen is de standaard een paar werkdagen, maar borden op constructies met montage in de grond, signing van gebouwen of grote drukoplagen vragen meer tijd, en montage hangt ook af van het weer.
• Geef bij veel locaties een planning of laat de leverancier een volgorde voorstellen.
• Stel contractuele boetes vast in verhouding tot de waarde van de opdracht en het gewicht van de vertraging. Hoge boetes voor kleine tekortkomingen leiden tot duurdere inschrijvingen.

Algemene termijnen voor verschillende producten hebben we verzameld in levertijden en spoed.

Verdeling in percelen en opdrachten met opties

Reclamemateriaal is meestal een zeer divers assortiment: borden op constructies, drukwerk, relatiegeschenken, roll-ups. Weinig leveranciers maken alles zelf – de rest wordt met marge doorgekocht. Verdeling van de opdracht in percelen, bijv. (1) borden en signing, (2) drukwerk en publicaties, (3) relatiegeschenken met bedrukking, levert meestal meer inschrijvingen en lagere prijzen per perceel op.

Kent u de exacte aantallen niet (bijv. het aantal borden hangt af van het aantal projecten dat subsidie krijgt), dan werkt een opdracht met een vaste basishoeveelheid en een optie op extra stuks tegen dezelfde voorwaarden goed. Bij gemeenten die veel projecten tegelijk uitvoeren beschrijven we zo'n model in borden voor een gemeente bij veel projecten.

We werken al jaren voor de publieke sector in Polen – uit openbare gegevens over 2009–2025 blijken 55 opdrachten voor 38 aanbestedende diensten. We bedienen onder meer gemeenten en regionale overheden.

De meest gemaakte fouten in omschrijvingen die prijzen opdrijven

Stelt u een omschrijving op en wilt u nagaan of die realistisch te prijzen is, stuur ons dan het concept van de specificatie – we zeggen wat er vanuit de productie ontbreekt. Indicatieve prijzen voor borden vindt u in de beschrijving van borden voor EU- en subsidieprojecten, bijv. een dibond bord 200 × 100 cm op verzinkt frame vanaf ca. € 165 excl. btw; de exacte prijs bevestigen we na contact. We geven geen juridisch advies – de formele kant van de procedure blijft bij de aanbestedende dienst.