Reklám-rollout egy üzlethálózatban – ütemterv, szerelés, jelentés

Szakaszok: pilot, sorozatgyártás, szállítás, szerelés, jelentés

A rollout több annál, hogy „kinyomtatunk 50 készletet”. A legtöbb gond nem a nyomtatásból, hanem a helyszínek közötti különbségekből fakad: más kirakatszélesség, más polctípus, régebbi generációs világító doboz, egy bevásárlóközpont-üzemeltető, aki csak éjjel engedi be a csapatot.

1. Pilot – 1–3 reprezentatív helyszínen legyártjuk és felszereljük a készletet. Ellenőrizzük a méreteket, az anyagokat, a szerelés módját, a csapat munkaidejét. A javításokat itt kell elvégezni, nem 60 üzletben.
2. Sorozatgyártás – a pilot jóváhagyása után az egészet kinyomtatjuk. Az egyetlen géppark által gyártott sorozat minden helyszínen ugyanazt a színt tartja.
3. Összeállítás és szállítás – minden helyszín a saját készletét tartalmazó, a helyszín számával és tartalomjegyzékkel ellátott csomagot kap.
4. Szerelés – csapataink, partnereink vagy az üzlet személyzete, az elemek típusától függően.
5. Jelentés – fotók minden helyszínről, megjegyzések listája, utánrendelendő hiányok.

A hálózat oldalán minden szakaszban egyetlen döntéshozóra van szükség. Az a rollout, amelyben öt ember hagyja jóvá a tervet különböző osztályokról, mindig csúszik.

Ütemterv a kampány indulásától visszafelé

Ez a „biztonságos” ütemterv. Lerövidíthető – a nyomtatás általában kb. 3 munkanap, az expressz 24 óra –, de csak akkor, ha a helyszínek adatai teljesek, a terv pedig jóvá van hagyva. Leggyakrabban a jóváhagyásokon és a méretek összegyűjtésén megy el az idő, nem a gyártáson. Ezért már az első e-mailben kérjük az indulás dátumát; a határidőkről bővebben a gyártási határidők és 24 órás expressz útmutatóban.

A helyszínlista és az összegyűjtendő adatok

A rollout alapja a helyszíntáblázat. Minél jobb, annál kevesebb telefon kell menet közben. A minimum:

• a helyszín száma/kódja és a hálózatban használt neve,
• teljes szállítási cím és az áruátvétel ideje (a bevásárlóközpontoknak gyakran rámpájuk és időablakaik vannak),
• kapcsolattartó és telefonszám,
• a helyszín típusa vagy a felszereltség változata (pl. A – 2 üveges kirakat, B – 3 üveges kirakat, C – sziget a bevásárlóközpontban),
• az eltérő hordozók méretei – kirakatok, világító dobozok, falak, pultok,
• a szerelés korlátai: időpontok, az üzemeltető előírásai, emelőkosaras autóhoz való hozzáférés, szükséges belépők.

Ha nincsenek méretek, vagy elavultak, helyszíni felmérést és leltárt végzünk (kb. 85 € nettótól helyszínenként, az összeget gyártási megrendelés esetén jóváírjuk). Gyakran elég típusonként néhány helyszínt felmérni, a többiről pedig fotók készülnek. A megszervezéséről a helyszínek felmérése kampány előtt útmutatóban írunk, a hálózat állandó jelölési szabályait pedig érdemes a helyszíni jelölési kézikönyvben rögzíteni.

Saját szerelés, partnerek és az ügyfél csapatai

Nem minden elemhez kell szerelőcsapat. Az ésszerű felosztás általában így néz ki:

• az üzlet személyzete – plakátok a keretekbe, wobblerek, árjelzők, roll-upok, kis felületű matricák; a készlethez egyszerű, fotós útmutatót mellékelünk,
• csapataink – kirakatfóliázás, világító dobozok előlapjának cseréje, falgrafikák, magasban lévő elemek; kétfős csapat kb. 42 € nettó munkaóránként, bevásárlóközpontokban zárvatartás alatt kb. 65 € nettó, kiszállás kb. 1 € nettó/km oda-vissza Wieluńtól,
• uniós partnerek – külföldi helyszínek, amikor a saját csapat kiszállása nem éri meg.

Úgy tervezzük az útvonalakat, hogy egy csapat naponta több helyszínt szolgáljon ki egy régióban. A régi grafikák leszerelésénél ártalmatlanítással kb. 16 € nettó/m²-rel számolunk. A szolgáltatás részletei a reklámszerelés Lengyelországban és Európában oldalon. Ügynökségeknek white label formában dolgozunk – jelzéseink nélküli csapatokkal, az ügynökség nevében; bővebben a gyártás ügynökségeknek részben.

Fotós jelentés minden helyszínről

A jelentés bizonyíték a marketingosztálynak, a kampányt társfinanszírozó gyártónak és a regionális vezetőnek. Egy jó jelentés minden helyszínre tartalmazza:

• a helyszín számát és címét, a szerelés dátumát és idejét,
• „előtte” és „utána” fotókat ugyanarról a helyről (a kirakat kívülről, a kulcshordozók belül),
• a felszerelt elemek listáját és a megjegyzéseket: mi nem fért el, mi volt sérült, mi hiányzott,
• a helyszíni munkatárs aláírását vagy visszaigazolását.

Ha a személyzet szerel, egyszerű útmutató szerinti fotókat kérünk (pl. három kép a megjelölt helyekről), és egy jelentésbe gyűjtjük őket. A teljes szolgáltatást – a helyszínlistától a jelentésig – a hálózati bevezetés jelentéssel oldalon írjuk le.

Reklamációk, hiányok és utánrendelések

Néhány tucat helyszínnél mindig történik valami: szállítás közben sérült csomag, egy üzletvezető, aki kidobta a grafikás kartont, „mert azt hitte, a régi kampány”, egy felújítás utáni kirakat más méretekkel. Ezzel előre számolni kell.

Mit teszünk:

• a leggyakrabban sérülő elemekből tartalékot nyomtatunk (általában a példányszám néhány százalékát), és nálunk tároljuk,
• a fájlok és a gyártási beállítások el vannak mentve, így egyetlen grafika utánrendelése egy-két nap,
• vezetjük a jelentésből származó hiánylistát, és a pótlásokat egy körben küldjük ki,
• rotációs kampányoknál a hálózat grafikáit raktározhatjuk (kb. 26 € nettó raklaponként havonta), és igény szerint kiküldhetjük.

Maga a készletek kiszállítása kb. 2,80 € nettó helyszínenként az összeállításért és szállításért, valamint kb. 3,30 € nettó a készlet konfekcionálásáért, plusz a futár költsége. 40 helyszínnél ez kb. 245 € nettó nagyságrendű logisztikai kiszolgálás, a szállítási díjak nélkül. Magáról a logisztikáról bővebben a marketinganyagok küldése sok üzletbe útmutatóban. Az árak tájékoztató jellegűek – a konkrét árajánlatot a helyszínlista és a terjedelem megkapása után készítjük el.