Reklámgyártás és nagyformátumú nyomtatás
A vásár szabályzata és a szervező határidői
Minden vásárnak saját műszaki szabályzata van, és ez határozza meg az egész naptárat. Mielőtt bármit megrendelne, érdemes a szervező dokumentumaiból kigyűjteni néhány információt:
- a felépítés és bontás időpontjai – mely napokon és órákban szabad behajtani a csarnokba, mikorra kell elkészülnie a standnak, meddig kell lebontani,
- a beépítés maximális magassága és a szomszédok falai fölé nyúló elemek szabályai,
- az anyagokra vonatkozó követelmények – nehezen éghetőség, tanúsítványok, egyes anyagok tilalma,
- a kivitelező bejelentése – sok vásár megköveteli a szerelő cég és csapata regisztrációját, néha biztosítással,
- szállítás és kirakodás – hol hajt be az autó, mennyi ideig állhat, kell-e belépő, működik-e a területen kötelező targoncakezelő,
- kizárólagos szolgáltatások – az áram, a függesztések, néha a takarítás vagy a szerelés a szervező kivitelezőinek van fenntartva.
A bejelentési határidők gyakran néhány héttel a vásár előtt lejárnak. A függesztés vagy az áramcsatlakozás határidejének elmulasztása megváltoztathatja a stand tervét. Az előkészületek általános listáját a felkészülés a vásárra: ellenőrzőlista útmutatóban találja.
Gyártás nálunk vagy a helyszínen – összehasonlítás
| Szempont | Gyártás nálunk + szállítás | Kivitelező a vásár országában |
|---|---|---|
| A megjelenés ellenőrzése | A grafikák és színek indulás előtt láthatók | Gyakran csak a helyszínen |
| Kommunikáció | A saját nyelvén, ismert kivitelezővel – nálunk magyarul is | Általában idegen nyelven |
| Gyártási költség | A piactól függ; Lengyelországban gyakran alacsonyabb | A helyi piac árai |
| Szállítás | Meg kell szervezni és fizetni | Elmarad, vagy minimális |
| Újrafelhasználás | A stand visszajön, és a következő vásárra is mehet | A szerződéstől függ – gyakran egyszeri beépítés vagy bérlés |
| Kockázat | Útközbeni késés, szállítási sérülés | Kisebb kontroll a kivitelezés felett |
A kiállító választhat: a standot nálunk gyártatja le, és elszállíttatja a vásárra, vagy mindent a vásár országában működő cégre bíz. Mindkét változatnak van értelme.
Moduláris rendszereknél – textilkereteknél, falaknál, pultoknál – a lengyelországi gyártás és a stand elszállítása általában jól kijön, mert ugyanazok az elemek a következő vásárokra is mennek. Nagy egyedi standépítésnél már a szállítás és a csapat külföldi munkanapjai számítanak. A két standtípus közötti különbségeket a moduláris vagy egyedi stand útmutatóban, a költségeket a mennyibe kerül egy kiállítási stand útmutatóban írjuk le.
Szállítás: saját autó, futár, vásári szállítmányozó
A szállítás módja a stand méretétől és attól függ, lesz-e a helyszínen szerelőcsapat.
- Poggyász vagy a kiállító autója – roll-upok, pop-up falak, táskákban és ládákban szállított összecsukható pultok. Egy 300 × 230 cm-es textilfal elfér egy szállítótáskában; kis standnál ez a legolcsóbb változat.
- Futár vagy dedikált futár – ha a kiállító repül, a standnak pedig a helyszínen kell várnia. Ellenőrizni kell, hogy a csarnok átvesz-e küldeményeket a felépítés előtt, és hol tárolja őket. A dedikált futár közvetlenül megy, átrakodás nélkül, ami a kényes elemeknél számít.
- A kivitelező saját autója a csapattal – a stand azokkal az emberekkel együtt utazik, akik felállítják. Autóink naponta járják Európát, így az EU-n belüli és az egyesült királyságbeli vásároknál ez gyakori változat.
- Vásári szállítmányozó – nagy beépítéseknél és olyan vásárokon, ahol a csarnok területén kötelező a logisztikai kiszolgálás.
A módtól függetlenül úgy csomagoljuk az elemeket, hogy több berakodást is kibírjanak (grafikák tekercsen vagy tubusban, merev elemek raklapon), és minden csomag fel van címkézve. Azokon a vásárokon, ahol a kirakodás egy óráig tart, a felcímkézett ládák sok idegeskedést megspórolnak. Sok csomag különböző címekre való küldését a csomagolás és szállítás több címre szolgáltatás keretében szervezzük meg.
Felépítés és bontás: csapat, partnerek, behajtási időpontok
A hordozható rendszereket maga a kiállító állítja fel – egy pop-up fal vagy egy pult néhány tíz perces munka. Textilkeretes, megvilágított, bútorozott beépítésnél jobb, ha van egy csapat, amely ismeri a rendszert.
Külföldi vásárokon a szerelést kétféleképpen szervezzük: vagy a mi csapatunk megy autóval és a standdal, vagy partnereink szerelnek az adott országban a rajzaink alapján. A saját csapat nagyobb biztonságot ad a kivitelezésben, a partnerek kevesebb kilométert jelentenek a távoli vásárokon.
A tervezésnél érdemes néhány dologra gondolni:
- A csarnokba való behajtás időpontjait a szervező határozza meg; a csapatnak az időablak elején kell a helyszínen lennie, nem a végén.
- A szerszámok és apró elemek (csavarok, szalagok, hosszabbítók) a csapattal utaznak – a csarnokban nem vagy csak drágán lehet őket megvenni.
- A bontás gyakran rövidebb, mint a felépítés, és sokszor rögtön a vásár zárása után kezdődik. A csapatot és az autót erre a pillanatra is be kell tervezni.
- Az áramot és a függesztéseket általában a szervező szolgálatai végzik – ezeket előre meg kell rendelni.
A csapat munkadíját tájékoztatásul kb. 42 € nettótól árazzuk munkaóránként a kétfős csapatra, a kiszállást pedig az oda-vissza kilométerek szerint. Külföldi vásároknál a pontos költség a napok és szállások számától függ – kapcsolatfelvétel után erősítjük meg.
- 24 óraexpressz nyomtatás (az UV-festéknek nem kell száradás)
- kb. 3 napszokásos átfutási idő
- legfeljebb 14 napnagy és egyedi projektek szereléssel
Ehhez jön a futáros szállítás. Adja meg a dátumot — a gyártást ahhoz igazítjuk.
Nehezen éghető anyagok és a csarnokok követelményei
A legtöbb vásárcsarnok megköveteli, hogy a standon használt anyagok meghatározott tűzvédelmi osztálynak feleljenek meg – ez különösen a textilekre, padlóburkolatokra és dekorációkra vonatkozik. A követelmények és az osztályok elnevezése országonként és szervezőnként eltér, ezért mindig a vásár műszaki szabályzatával kezdünk.
Mi következik ebből a gyakorlatban:
- ha a szabályzat tanúsítványt ír elő, azt a standon magánál kell tartania – az ellenőrzés kérheti a dokumentumot,
- kérésre gyártás előtt ellenőrizzük a megfelelő tanúsítvánnyal rendelkező anyag elérhetőségét; ez befolyásolhatja a textil kiválasztását és az árat,
- az utolsó pillanatban hozzáadott dekorációkra (lufik, papírdíszek, kartonállványok) is vonatkoznak a csarnok szabályai.
Ne feltételezze, hogy az egyik vásáron engedélyezett anyag a másikon is átmegy. Ha rendszeresen több rendezvényre jár, érdemes rögtön a legszigorúbb követelményekhez választani az anyagokat.
A stand tárolása a vásárok között
Az évente több vásárra utazó standot valahol tárolni kell. Az alumíniumkeretek ellenállók, de a textilgrafikák nem szeretik a nedvességet és a gyűrődést, a lemezből készült pultok pedig az ütéseket.
Az ügyfelek egy része nálunk hagyja a standot. A grafikák és standelemek raktározása tájékoztatásul kb. 26 € nettó raklaponként havonta, a stretchfóliás raklapos csomagolás kb. 19 € nettó. A következő vásár előtt ellenőrizzük a grafikák állapotát, szükség esetén újakat nyomtatunk – textilrendszereknél csak a nyomatot cserélik, nem a teljes szerkezetet. Egy 100 × 230 cm-es SEG keretmodul grafikával kb. 160 € nettótól, a hozzá való cseregrafika kb. 65 € nettótól. Minden ár tájékoztató jellegű, kapcsolatfelvétel után erősítjük meg őket.
Hogy a hordozható rendszereket hogyan gondozza, hogy sok utat kibírjanak, a hogyan tárolja és szállítsa a roll-upot és a textilfalat útmutatóban írjuk le.