Kiállítási stand: bérlés vagy vásárlás – melyik éri meg jobban

Mit kap bérléskor, és mit vásárláskor

A bérleti ajánlatok cégenként eltérnek, de általában tartalmazzák a szerkezetet a vásár idejére, a szállítást, a felépítést és a bontást. A grafikákat szinte mindig Önnek nyomtatják, és külön fizet értük – a vásár után vagy elviszi őket, vagy megsemmisítésre kerülnek. Egyes kölcsönzők felszámolják a bútorokat, a világítást és a padlószőnyeget is.

Vásárláskor egyszer fizet a grafikás szerkezetért, és az Ön tulajdona lesz. Felállíthatja vásáron, bemutatóteremben, konferencián, nyílt napon – további díjak nélkül. A mi ajánlatunk éppen saját tulajdonú standokról és rendszerekről szól, ezért ebben az útmutatóban a vásárlás oldaláról mutatjuk be a számítást, és megmondjuk, mit kérdezzen a bérbeadótól, hogy az összevetés tisztességes legyen.

A legfontosabb kérdés nem az, hogy „mennyibe kerül a stand”, hanem hogy „mennyibe kerül egy megjelenés” – szállítással, szereléssel, raktározással és grafikákkal.

A megtérülési pont – egyszerű számítás

Vegyünk egy 3 × 3 m-es standkészletet: 300 × 230 cm-es textilfal (kb. 400 €), grafikás összecsukható pult (kb. 210 €) és két 100 × 200 cm-es roll-up (kb. 125 €). Összesen kb. 735 € nettó.

Az összevetés így megy:

1. Kérje el a kölcsönzőtől egy megjelenés árát ugyanakkora területre, grafikákkal, szállítással és szereléssel.
2. Ebből az összegből vonja le azokat a költségeket, amelyek saját stand mellett is felmerülnek: szállítás, szerelés, raktározás (lásd lent).
3. Ossza el a 735 €-t az eredménnyel. Ez annak a vásárnak a száma, amely után a saját stand megtérül.

Tapasztalatunk szerint kis és közepes standoknál a megtérülési pont általában két-három megjelenés körül van. Nagy, egyedi építésű szigetstandnál másképp néz ki a számítás – ott gyakrabban ésszerű a bérlés vagy az adott rendezvényre készülő standépítés. A két szerkezettípus összevetését a moduláris vagy egyedi stand útmutatóban írjuk le.

Rejtett költségek, amelyekről könnyű megfeledkezni

A raktározás okozza a legnagyobb meglepetést. Egy kis készlet elfér egy szekrényben, de egy pultos, világító 6 × 3 m-es stand már egy-két raklap. Ha egész évben külső raktárért fizet, és csak egyszer állít ki, a vásárlás megtakarítása elillan.

Másfelől a bérlésnél is vannak többlettételek: minden alkalommal újra nyomtatott grafikák, határidő utáni tervmódosítások felára, az elemek sérüléséért felszámolt díjak. Ezekre kérjen írásos választ, mielőtt összeveti az ajánlatokat.

Vegyes modell: saját szerkezet, új grafikák

Leggyakrabban köztes megoldást javaslunk. A moduláris szerkezetet egyszer megveszi, és minden szezon vagy fontos vásár előtt csak új textileket rendel. Az alumíniumkeret évekig szolgál, a grafika pedig – amit a vásárló valójában lát – mindig friss.

A gyakorlatban ez így néz ki:

• a szerkezet és a pult Önnél vagy nálunk, a raktárban van,
• a vásár előtt elküldi az új tervet, mi kinyomtatjuk a textileket és bevarrjuk a SEG-szegélyt,
• az egészet a csarnokba küldjük, vagy saját járművünkkel visszük ki és állítjuk fel.

Ügynökségeknek ezt white label formában végezzük: semleges csomagolás és jelzéseink nélküli csapat. A kész elemeket a vásári és promóciós standok és a hop-up falak oldalon találja.

Mikor ésszerűbb a bérlés

Nem mindig kell vásárolni. Bérlést válasszon, ha:

• egyszer, próbaképpen állít ki, és nem tudja, visszatér-e erre a vásárra;
• nagyon nagy területre vagy emeletes standra csak egyetlen rendezvényre van szüksége;
• nincs hol tárolnia a szerkezetet, és nincs, aki szállítsa;
• a vásár messze van, a kölcsönző pedig helyben működik, és lerövidíti a logisztikát;
• a márka arculatváltás közepén van, és fél év múlva úgyis minden megváltozik.

Minden más esetben számolja ki, nem lenne-e már két-három bérlés árából saját készlete. A kis elemeket – roll-upokat, strandzászlókat, pultokat – szinte mindig jobb megvenni, mert keveset kerülnek, és a vásárokon kívül is jól jönnek. Hogy hogyan gondozza őket a rendezvények között, a hogyan tárolja és szállítsa a roll-upot és a textilfalat útmutatóban írjuk le.

Kérdések a kivitelezőhöz a döntés előtt

Mielőtt aláírja a megrendelést – akár bérlésre, akár vásárlásra –, tegye fel ezeket a kérdéseket:

1. Pontosan mi van az árban: szerkezet, grafikák, szállítás, felépítés, bontás, bútorok, világítás?
2. Kié a grafika a vásár után, és újra felhasználható-e?
3. Mennyibe kerül a terv módosítása jóváhagyás után, és meddig jelezhető?
4. Ki felel a szállítás közbeni és a csarnokban keletkező sérülésekért?
5. Megfelel-e a szerkezet az adott vásár műszaki szabályzatának (magasság, anyagok)?
6. Vásárlásnál: vehetők-e később modulok, és cserélhetők-e csak a grafikák? Mennyibe kerül egy új textil?
7. Mennyi ideig tart a felállítás, és hány ember kell hozzá?

A határidők is számítanak: általában kb. 3 munkanap alatt gyártunk, nagyobb készleteket legfeljebb kb. 14 nap alatt. Rögtön írja meg a vásár dátumát – ahhoz igazítjuk a gyártást. A felkészülés teljes ütemtervét a felkészülés a vásárra útmutatóban találja.