Mainosmateriaalien julkinen hankinta – miten hankinnan kohde kuvataan

Miten materiaali, mitat, viimeistely ja asennus kuvataan

Toimittaja hinnoittelee täsmälleen sen, mitä on kirjoitettu. Jos jotain puuttuu, se lisää hintaan riskivaran tai esittää kysymyksen, joka pidentää menettelyä. Jokaisesta nimikkeestä kannattaa ilmoittaa:

• Nettomitat (valmiin tuotteen) senttimetreinä tai millimetreinä sekä kappalemäärä.
• Materiaali parametrineen – esim. ”3 mm paksu alumiinikomposiittilevy”, ”PVC-banderolli n. 510 g/m²”, ”matta päällystetty paperi 170 g/m²”.
• Painatus – yksi- vai kaksipuolinen, täysvärinen, vaadittu sään kestävyys, jos tuote on ulkona.
• Viimeistely – purjerenkaat, hitsaus, laminaatti, pyöristetyt kulmat, kiinnitysreiät, kantava rakenne.
• Toimitus ja asennus – osoite tai osoiteluettelo, asentaako toimittaja, mihin alustaan (maa, seinä, aita), kuka vastaa perustuksesta.
• Suunnittelu – toimittaako hankintayksikkö valmiit tiedostot vai onko suunnittelu toimittajan tehtävä, montako korjauskierrosta.

EU-rahoitteisten hankkeiden tiedotetauluissa mukaan tulevat ohjelman vaatimukset – kuvasimme ne oppaassa EU-hankkeen kyltti – vaatimukset. Viitatkaa aina kyseisen ohjelman ajantasaisiin ohjeisiin, koska ne muuttuvat ohjelmakausien välillä.

Parametrit kauppanimien sijaan – vastaava ratkaisu

Julkisissa hankinnoissa koko EU:ssa on voimassa yleinen periaate: hankinnan kohde kuvataan tavalla, joka ei estä tasapuolista kilpailua. Käytännössä tämä tarkoittaa, ettei tiettyä valmistajaa, merkkiä tai mallia nimetä, ja jos se poikkeuksellisesti on tarpeen, sallitaan vastaavat ratkaisut ja kerrotaan, miten vastaavuus arvioidaan. Säännösten tarkka sanamuoto ja tulkinta kannattaa vahvistaa organisaationne hankinnoista vastaavalta henkilöltä.

Mainosmateriaaleissa tämä onnistuu hyvin konkreettisesti. Levyn kauppanimen sijaan ilmoittakaa paksuus, ytimen tyyppi ja pintakerrosten paksuus. Roll-upin mallin sijaan – leveys, korkeus, kasetin materiaali, grafiikan tyyppi ja se, pitääkö kasetin mahdollistaa tulosteen vaihto. Kynän merkin sijaan – rungon tyyppi, täytteen väri, merkintätekniikka ja -ala.

Tällaisella kuvauksella on lisäetu: tarjoukset ovat vertailukelpoisia, koska kaikki hinnoittelevat saman tuotteen.

Näytteet, havainnekuvat ja suunnitelman hyväksyntä

Hankintayksiköllä on oikeus tarkistaa, että se saa sen, mitä on tilannut. Mittasuhteet on kuitenkin säilytettävä – fyysisten näytteiden vaatiminen kaikista nimikkeistä jo tarjousvaiheessa nostaa tarjouksen tekemisen kustannuksia ja karkottaa osan toimittajista.

Järkeviä ratkaisuja, joita näemme hyvin valmistelluissa hankinnoissa:

1. Suunnitelman hyväksyntä ennen tuotantoa – toimittaja lähettää PDF:n tai havainnekuvan, hankintayksiköllä on määräaika kommenteille (esim. muutama työpäivä), ja toimitusaika lasketaan hyväksynnästä.
2. Materiaalinäyte tai koevedos vain nimikkeistä, joissa värillä tai materiaalilla on todella merkitystä, esim. kaupungin visuaalisessa ilmeessä.
3. Asennushavainnekuva tauluissa ja rakennusten opasteissa, jotta mittasuhteet voi tarkistaa kohteessa.

Miltä hyvä hyväksyntäprosessi näyttää toimittajan näkökulmasta, kuvaamme oppaassa painotiedoston hyväksyntä.

Toimitusajat ja sopimussakot – realistiset kirjaukset

Liian lyhyt toimitusaika ei nopeuta toteutusta vaan nostaa hintoja – toimittajat lisäävät sakkoriskin hintaan tai jättävät tarjoamatta. Muutama käytännön periaate:

• Laskekaa aika suunnitelman hyväksynnästä eikä sopimuksen allekirjoituksesta, jos suunnittelu on toimittajan tehtävä.
• Huomioikaa todellinen tuotantoaika. Suurkuvatulostuksessa vakioaika on muutama työpäivä, mutta maahan asennettavat rakennetaulut, rakennusten opasteet tai suuret julkaisupainokset vaativat enemmän aikaa, ja asennus riippuu myös säästä.
• Monessa sijainnissa ilmoittakaa aikataulu tai antakaa toimittajan ehdottaa järjestys.
• Mitoittakaa sopimussakot suhteessa hankinnan arvoon ja viivästyksen merkitykseen. Suuret sakot pienistä laiminlyönneistä johtavat kalliimpiin tarjouksiin.

Yleiset toimitusajat eri tuotteille olemme koonneet oppaaseen toimitusajat ja pikatulostus 24 h.

Osiin jako ja optiot

Mainosmateriaalit ovat yleensä hyvin monenlainen valikoima: rakenteelliset taulut, painotuotteet, mainostuotteet, roll-upit. Harva toimittaja valmistaa kaiken itse – loput ostetaan eteenpäin katteella. Hankinnan jakaminen osiin, esim. (1) taulut ja opasteet, (2) painotuotteet ja julkaisut, (3) painetut mainostuotteet, tuo yleensä enemmän tarjouksia ja alemmat hinnat kussakin osassa.

Kun tarkkoja määriä ei tiedetä (esim. taulujen määrä riippuu siitä, montako hanketta saa rahoitusta), hyvin toimii hankinta, jossa on perusmäärä ja optio lisäkappaleisiin samoin ehdoin. Kunnille, joilla on useita hankkeita samanaikaisesti, kuvaamme tällaisen mallin oppaassa hankekyltit kunnalle, jolla on useita hankkeita.

Olemme työskennelleet julkisen sektorin kanssa vuosia – julkisten tietojen mukaan vuosina 2009–2025 toteutimme 55 hankintaa 38 hankintayksikölle Puolassa. Palvelemme mm. kuntia ja virastoja sekä alueellisia viranomaisia.

Kuvausten yleisimmät virheet, jotka nostavat hintoja

Jos valmistelette kuvausta ja haluatte tarkistaa, voiko sen realistisesti hinnoitella, lähettäkää meille määrittelyluonnos – kerromme, mitä tuotannon näkökulmasta puuttuu. Taulujen suuntaa-antavat hinnat löytyvät kuvauksesta EU- ja avustushankkeiden tiedotetaulut, esim. 200 × 100 cm:n dibond-taulu sinkityllä rungolla alkaen n. 165 € (alv 0 %); tarkan hinnan vahvistamme yhteydenoton jälkeen. Emme anna oikeudellista neuvontaa – menettelyn muodolliset kysymykset jäävät hankintayksikölle.