Reklaminių medžiagų viešasis pirkimas – kaip aprašyti pirkimo objektą

Kaip aprašyti medžiagą, matmenis, apdailą ir montavimą

Vykdytojas įkainoja tiksliai tai, kas parašyta. Jei ko nors trūksta, jis pridės atsargą rizikai arba užduos klausimą, kuris pailgins procedūrą. Kiekvienai pozicijai verta nurodyti:

• Grynuosius matmenis (gatavo gaminio) centimetrais ar milimetrais ir vienetų skaičių.
• Medžiagą su parametru – pvz., „3 mm storio aliuminio kompozitinė plokštė“, „PVC baneris apie 510 g/m²“, „matinis kreidinis popierius 170 g/m²“.
• Spaudą – vienpusė ar dvipusė, spalvota, su reikalaujamu atsparumu lauko sąlygoms, jei gaminys stovės lauke.
• Apdailą – kilputės, suvirinimas, laminatas, suapvalinti kampai, montavimo angos, laikanti konstrukcija.
• Pristatymą ir montavimą – adresas ar adresų sąrašas, ar vykdytojas montuoja, į kokį pagrindą (gruntas, siena, tvora), kas atsako už pamatą.
• Projektą – ar perkančioji organizacija pateikia paruoštus failus, ar projektas – vykdytojo pusėje, kiek pataisymų ratų.

ES lėšomis finansuojamų projektų informaciniams stendams prisideda programos reikalavimai – juos aprašėme patarime ES projekto stendas – reikalavimai. Visada remkitės aktualiomis atitinkamos programos gairėmis, nes jos keičiasi tarp finansavimo laikotarpių.

Parametrai vietoj prekinių pavadinimų – lygiavertis aprašymas

Viešuosiuose pirkimuose visoje ES galioja bendras principas: pirkimo objektas aprašomas taip, kad nebūtų ribojama sąžininga konkurencija. Praktikoje tai reiškia, kad nenurodomas konkretus gamintojas, prekės ženklas ar modelis, o jei išimtinai to reikia, leidžiami lygiaverčiai sprendimai ir nurodoma, pagal ką bus vertinamas lygiavertiškumas. Tikslią teisės aktų formuluotę ir jos aiškinimą geriausia patvirtinti su už pirkimus atsakingu asmeniu Jūsų institucijoje.

Reklaminėms medžiagoms tai galima padaryti labai konkrečiai. Vietoj plokštės prekinio pavadinimo nurodykite storį, šerdies tipą ir dangų storį. Vietoj roll-up modelio – plotį, aukštį, kasetės medžiagą, grafikos rūšį ir ar kasetė turi leisti keisti atspaudą. Vietoj rašiklio prekės ženklo – korpuso tipą, šerdelės spalvą, ženklinimo techniką ir lauką.

Toks aprašymas turi dar vieną privalumą: pasiūlymus galima palyginti, nes visi įkainoja tą patį gaminį.

Bandiniai, vizualizacijos ir projekto patvirtinimas

Perkančioji organizacija turi teisę patikrinti, ar gauna tai, ką užsakė. Tačiau reikia išlaikyti proporcijas – fizinių visų pozicijų bandinių reikalavimas pasiūlymo etape didina dalyvavimo procedūroje kainą ir atbaido dalį vykdytojų.

Protingi sprendimai, kuriuos matome gerai parengtuose pirkimuose:

1. Projekto patvirtinimas prieš gamybą – vykdytojas atsiunčia PDF ar vizualizaciją, perkančioji organizacija turi nustatytą laiką pastaboms (pvz., kelias darbo dienas), o vykdymo terminas skaičiuojamas nuo patvirtinimo.
2. Medžiagos bandinys ar bandomasis atspaudas tik toms pozicijoms, kur spalva ar medžiaga tikrai svarbi, pvz., miesto vizualiniam identitetui.
3. Montavimo vizualizacija lentoms ir pastatų ženklinimui, kad būtų galima patikrinti proporcijas objekte.

Kaip vykdytojo požiūriu atrodo geras patvirtinimo procesas, aprašome patarime projekto patvirtinimas spaudai.

Pristatymo terminai ir netesybos – realistiškos nuostatos

Per trumpas terminas vykdymo nepagreitina, o tik padidina kainas – vykdytojai priskaičiuoja netesybų riziką arba neteikia pasiūlymų. Kelios praktinės taisyklės:

• Terminą skaičiuokite nuo projekto patvirtinimo, o ne nuo sutarties pasirašymo, jei projektas – vykdytojo pusėje.
• Įvertinkite realų gamybos laiką. Plačiaformatėje spaudoje standartas – kelios darbo dienos, bet lentos ant konstrukcijų su montavimu į gruntą, pastatų ženklinimas ar dideli leidybos tiražai reikalauja daugiau laiko, o montavimas priklauso ir nuo oro.
• Esant daug vietų nurodykite grafiką arba leiskite vykdytojui pasiūlyti eiliškumą.
• Netesybas nustatykite proporcingas pirkimo vertei ir vėlavimo svarbai. Didelės netesybos už smulkius pažeidimus reiškia brangesnius pasiūlymus.

Bendrus terminus skirtingiems gaminiams surinkome patarime gamybos terminai ir skubūs užsakymai.

Skaidymas į dalis ir pirkimai su pasirinkimo galimybėmis

Reklaminės medžiagos paprastai yra labai įvairus asortimentas: lentos ant konstrukcijų, spaudiniai, reklaminės dovanos, roll-up stendai. Retas vykdytojas viską gamina pats – kita bus perkama toliau su antkainiu. Pirkimo skaidymas į dalis, pvz., (1) lentos ir ženklinimas, (2) spaudiniai ir leidiniai, (3) reklaminės dovanos su spauda, paprastai duoda daugiau pasiūlymų ir mažesnes kainas kiekvienoje dalyje.

Kai tikslūs kiekiai nežinomi (pvz., lentų skaičius priklauso nuo to, kiek projektų gaus finansavimą), gerai pasiteisina pirkimas su nustatytu baziniu kiekiu ir pasirinkimo galimybe papildomiems vienetams tomis pačiomis sąlygomis. Savivaldybėms, vykdančioms daug projektų vienu metu, tokį modelį aprašome patarime stendai savivaldybei, vykdančiai daug projektų.

Su viešuoju sektoriumi dirbame daug metų – viešaisiais 2009–2025 m. duomenimis, tai 55 užsakymai 38 perkančiosioms organizacijoms. Aptarnaujame, be kita ko, savivaldybių administracijas ir regionų bei apskričių institucijas.

Dažniausios aprašymų klaidos, kurios didina kainas

Jei rengiate aprašymą ir norite patikrinti, ar jį įmanoma realiai įkainoti, atsiųskite mums specifikacijos projektą – pasakysime, ko trūksta gamybos požiūriu. Orientacines lentų kainas rasite aprašyme ES ir finansuojamų projektų informaciniai stendai, pvz., dibond lenta 200 × 100 cm ant cinkuoto karkaso nuo apie 165 € be PVM; tikslią kainą patvirtiname susisiekus. Teisinių konsultacijų neteikiame – formalūs procedūros klausimai lieka perkančiosios organizacijos pusėje.