Světelná reklama a velkoformátový tisk
Jak popsat materiál, rozměry, konfekci a montáž
Dodavatel nacení přesně to, co je napsané. Pokud něco chybí, připočte rezervu na riziko nebo položí dotaz, který řízení prodlouží. U každé položky je dobré uvést:
- Čistý rozměr (hotového výrobku) v centimetrech nebo milimetrech a počet kusů.
- Materiál s parametrem: např. „hliníková kompozitní deska tloušťky 3 mm“, „PVC banner cca 510 g/m²“, „křídový matný papír 170 g/m²“.
- Tisk: jednostranný nebo oboustranný, plnobarevný, s požadovanou odolností vůči venkovním podmínkám, pokud bude výrobek stát venku.
- Konfekce: oka, svařovaný lem, laminace, zaoblené rohy, montážní otvory, nosná konstrukce.
- Dodání a montáž: adresa nebo seznam adres, zda dodavatel montuje, do jakého podkladu (zemina, stěna, plot), kdo odpovídá za základ.
- Návrh: zda zadavatel dodá hotová data, nebo je návrh na straně dodavatele, kolik kol úprav.
U informačních tabulí projektů spolufinancovaných z EU přibývají požadavky programu; popsali jsme je v článku tabule projektu EU: požadavky. Vždy se odkazujte na aktuální pravidla příslušného programu, protože se mezi programovými obdobími mění.
Parametry místo obchodních názvů: rovnocenné řešení
Ve veřejných zakázkách v celé EU platí obecná zásada: předmět zakázky se popisuje tak, aby neomezoval hospodářskou soutěž. V praxi to znamená, že se neuvádí konkrétní výrobce, značka ani model, a pokud je to ve výjimečném případě nutné, připouštějí se rovnocenná řešení a uvede se, podle čeho se bude rovnocennost posuzovat. Přesné znění předpisů a jejich výklad je nejlepší ověřit s osobou odpovědnou za zadávání zakázek ve Vaší instituci.
U reklamních materiálů to lze udělat velmi konkrétně. Místo obchodního názvu desky uveďte tloušťku, druh jádra a tloušťku krycích vrstev. Místo modelu roll upu šířku, výšku, materiál kazety, druh grafiky a to, zda má kazeta umožnit výměnu tisku. Místo značky propisky druh těla, barvu náplně, techniku a pole potisku.
Takový popis má ještě jednu výhodu: nabídky lze porovnat, protože všichni naceňují stejný výrobek.
Vzorky, vizualizace a schválení návrhu
Zadavatel má právo ověřit, že dostane to, co objednal. Je ale třeba zachovat přiměřenost: požadavek na fyzické vzorky všech položek už ve fázi nabídky zvyšuje náklady na účast v řízení a část dodavatelů odradí.
Rozumná řešení, která vídáme v dobře připravených zakázkách:
- Schválení návrhu před výrobou: dodavatel pošle PDF nebo vizualizaci, zadavatel má na připomínky stanovenou lhůtu (např. několik pracovních dnů) a termín plnění se počítá od schválení.
- Vzorek materiálu nebo zkušební tisk jen u položek, kde na barvě nebo materiálu opravdu záleží, např. u vizuální identity města.
- Montážní vizualizace u tabulí a značení budov, aby bylo možné ověřit proporce na objektu.
Jak vypadá dobrý proces schvalování ze strany dodavatele, popisujeme v článku schválení návrhu k tisku.
- 01Zadání
Popis, rozměry, fotky místa a termín – stačí pár vět.
- 02Návrh a cena
Naši grafici připraví podklady nebo vizualizaci a Vy dostanete cenu.
- 03Schválení
Návrh schválíte; u firemních barev připravíme nátisk.
- 04Výroba
35+ strojů ve vlastním závodě v Polsku: UV tisk 3,2 m, CNC, laser, 3D, šicí dílna.
- 05Montáž nebo doručení
Vlastní čety a auta po celé Evropě, síť partnerů, kurýři do celého světa.
Termíny dodání a sankce: realistická ustanovení
Příliš krátký termín plnění neurychlí, jen zvedne ceny: dodavatelé připočtou riziko pokut, nebo nabídku nepodají. Několik praktických zásad:
- Termín počítejte od schválení návrhu, ne od podpisu smlouvy, pokud je návrh na straně dodavatele.
- Počítejte s reálnou dobou výroby. Ve velkoformátovém tisku je standardem několik pracovních dnů, ale tabule na konstrukcích s montáží do země, značení budov nebo velké náklady publikací vyžadují víc času a montáž závisí i na počasí.
- U mnoha lokalit uveďte harmonogram, nebo nechte dodavatele navrhnout pořadí.
- Smluvní pokuty stanovte úměrně hodnotě zakázky a závažnosti prodlení. Vysoké pokuty za drobné nedostatky vedou k dražším nabídkám.
Obecné termíny pro různé výrobky jsme shrnuli v článku termíny výroby a expres do 24 hodin.
- 24 hexpresní tisk (UV barvy nepotřebují schnout)
- cca 3 dnystandardní doba výroby
- do 14 dnůvelké projekty na míru s montáží
Plus doručení kurýrem. Napište nám termín – výrobu naplánujeme podle něj.
Rozdělení na části a zakázky s opcemi
Reklamní materiály jsou obvykle velmi různorodý sortiment: tabule na konstrukcích, tiskoviny, reklamní předměty, roll upy. Málokterý dodavatel vyrábí všechno sám; zbytek nakoupí dál s marží. Rozdělení zakázky na části, např. (1) tabule a značení, (2) tiskoviny a publikace, (3) reklamní předměty s potiskem, obvykle přinese víc nabídek a nižší ceny v každé části.
Když neznáte přesná množství (např. počet tabulí závisí na počtu projektů, které dostanou dotaci), dobře funguje zakázka se stanoveným základním množstvím a opcí na další kusy za stejných podmínek. Pro obce, které realizují mnoho projektů současně, popisujeme takový model v článku tabule projektů pro obce s více projekty.
S veřejným sektorem pracujeme léta: z veřejných údajů za roky 2009–2025 vyplývá 55 zakázek pro 38 zadavatelů. Obsluhujeme mimo jiné obce a úřady a okresní a krajské úřady. Zakázky v Polsku i nabídky pro zadavatele z dalších zemí EU, včetně Česka, zpracováváme stejně; napište nám klidně česky, odpovíme česky.
Nejčastější chyby v popisech, které zvedají ceny
| Chyba | Důsledek | Lepší znění |
|---|---|---|
| „Informační tabule“ bez materiálu a tloušťky | Nabídky na různé výrobky, nesrovnatelné ceny | Materiál, tloušťka, tisk, konstrukce, rozměr |
| Chybí informace o montáži | Část nabídek s montáží, část bez | Výslovně: dodání, nebo dodání s montáží, druh podkladu |
| Termín od podpisu smlouvy, když je návrh na straně dodavatele | Riziko pokut, vyšší ceny | Termín od schválení návrhu |
| Obchodní název bez popisu rovnocennosti | Dotazy, riziko námitek | Technické parametry a kritéria rovnocennosti |
| Vše v jedné části | Méně nabídek, marže prostředníků | Rozdělení na části podle druhu sortimentu |
| Chybí seznam míst dodání | Připočtená rezerva na dopravu | Seznam lokalit nebo region a počet míst |
Pokud připravujete popis a chcete ověřit, zda jde reálně nacenit, pošlete nám návrh specifikace; řekneme, co z pohledu výroby chybí. Orientační ceny tabulí najdete v popisu tabulí projektů EU a dotačních tabulí, např. tabule z dibondu 200 × 100 cm na pozinkovaném rámu od cca 165 € bez DPH; přesnou cenu potvrdíme po kontaktu. Právní poradenství neposkytujeme; formální otázky řízení zůstávají na straně zadavatele.